Artykuł: Nie tylko pensja i umowa. Czego zgodnie z prawem możesz oczekiwać od pracodawcy?

Nie tylko pensja i umowa. Czego zgodnie z prawem możesz oczekiwać od pracodawcy?

Współpraca na linii pracownik-pracodawca wykracza daleko poza podpisanie umowy i comiesięczną wypłatę. Choć to wynagrodzenie często znajduje się w centrum uwagi, prawo pracy nakłada na firmy znacznie szerszy katalog obowiązków – wszystko po to, aby chronić zdrowie, godność i prawa zatrudnionych. Znajomość tych zasad to fundament partnerskiej i uczciwej relacji w miejscu pracy. Tym bardziej, że praktyka nie zawsze nadąża za teorią. Cykliczne badania – jak Europejskie Badanie Warunków Pracy (EWCS) realizowane przez Eurofound – pokazują, że mimo ogólnej satysfakcji z warunków pracy w Europie, wiele osób nadal wskazuje na problemy z bezpieczeństwem, nadmierną presją obowiązków czy trudnościami w zachowaniu work-life balance. Te dane przypominają, że samo posiadanie etatu nie gwarantuje jeszcze odpowiedniego poziomu bezpieczeństwa czy szacunku w miejscu zatrudnienia – dopiero egzekwowanie przysługujących praw ma znaczenie.

Początek współpracy

Zanim pracownik na dobre rozpocznie pracę, pracodawca musi wykonać kilka bardzo ważnych czynności. To one tworzą prawne i organizacyjne ramy zatrudnienia, dając pracownikowi poczucie bezpieczeństwa oraz jasność co do przyszłych warunków. Pracodawca, który starannie podchodzi do tych wstępnych obowiązków, od samego początku pokazuje, że jest godny zaufania i dba o swój zespół.

Formalności związane z podjęciem pracy

Podstawowym i absolutnie pierwszym obowiązkiem pracodawcy jest wręczenie kandydatowi umowy o pracę. Dokument musi zostać przekazany w formie pisemnej najpóźniej w dniu rozpoczęcia pracy. W umowie powinno być jasno określone, kto ją podpisuje, jaki ma charakter (np. czas próbny lub nieokreślony), kiedy została zawarta i na jakich zasadach pracownik będzie wykonywał swoje obowiązki. Oprócz tego umowa powinna zawierać szczegółowe informacje dotyczące zakresu pracy, miejsca jej wykonywania, wysokości wynagrodzenia z wyszczególnieniem składników, wymiaru czasu pracy oraz terminu rozpoczęcia zatrudnienia. Jasność tych zapisów zmniejsza ryzyko ewentualnych sporów.

Ponadto, w ciągu 7 dni od podpisania umowy, na pracodawcy spoczywa obowiązek zgłoszenia nowego pracownika do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego w Zakładzie Ubezpieczeń Społecznych (ZUS). Jest to jego bezwzględna powinność, a jej niedopełnienie to poważne naruszenie praw pracowniczych.

Wstępne badania lekarskie i szkolenie BHP

Zanim pracownik zostanie dopuszczony do wykonywania jakichkolwiek zadań, pracodawca musi go skierować na wstępne badania lekarskie. Badania pełnią funkcję profilaktyczną i służą ochronie zdrowia osób podejmujących prac – mają potwierdzić, że stan zdrowia nie wyklucza zatrudnienia na danym stanowisku. Co bardzo ważne, za te badania w całości płaci pracodawca, a pracownik powinien je odbyć w godzinach pracy, zachowując za ten czas prawo do wynagrodzenia. Warto jednak zaznaczyć, że badania wstępne to dopiero pierwszy etap. Po kilku latach – w zależności od zajmowanego stanowiska – pracownik znów trafia na konsultację lekarską. Jej celem jest upewnienie się, że warunki zatrudnienia nie pogarszają stanu zdrowia.

Równolegle z badaniami, przed dopuszczeniem do obowiązków, pracodawca organizuje szkolenie BHP. Obejmuje ono zazwyczaj dwie części: ogólną – dotyczącą zasad obowiązujących w całej firmie – oraz stanowiskową, skoncentrowaną na konkretnych zagrożeniach i procedurach dotyczących danego miejsca pracy. Koszty szkolenia również ponosi pracodawca. Do momentu odbycia zarówno badań, jak i szkolenia, rozpoczęcie pracy jest niedopuszczalne.

Codzienne obowiązki pracodawcy

Po pomyślnym zakończeniu etapu przygotowawczego i rozpoczęciu pracy, zakres obowiązków pracodawcy znacznie się rozszerza, obejmując codzienne aspekty funkcjonowania pracownika w organizacji. Na tym etapie powinności te dotyczą nie tylko kwestii finansowych i formalnych, ale również zapewnienia odpowiedniego środowiska pracy, które sprzyja zdrowiu, bezpieczeństwu i rozwojowi zawodowemu. Sumienne wypełnianie tych zadań jest miarą odpowiedzialności społecznej firmy i bezpośrednio wpływa na atmosferę w zespole, motywację oraz ogólną wydajność.

Wynagrodzenie i czas pracy

Jednym z najbardziej podstawowych obowiązków pracodawcy jest terminowa i prawidłowa wypłata wynagrodzenia za pracę. Pensja musi być wypłacana co najmniej raz w miesiącu, w stałym i z góry ustalonym terminie, a jej wysokość nie może być niższa od obowiązującego w danym roku minimalnego wynagrodzenia za pracę. Pracodawca jest zobowiązany do prowadzenia imiennej karty (listy) wypłacanego wynagrodzenia i innych świadczeń związanych z pracą oraz udostępniania jej do wglądu na żądanie pracownika. Obowiązek ten rozciąga się również na prawidłowe naliczanie i wypłacanie wszelkich dodatków, jak dodatek za pracę w godzinach nadliczbowych czy w porze nocnej.

Z prawidłowym rozliczaniem wynagrodzenia bezpośrednio wiąże się kwestia czasu pracy. Przestrzeganie określonych norm w tym zakresie stanowi kolejną istotną odpowiedzialność pracodawcy. Standardowo czas pracy nie powinien przekraczać 8 godzin na dobę i przeciętnie 40 godzin w pięciodniowym tygodniu pracy. Pracodawca musi prowadzić ewidencję czasu pracy każdego pracownika w celu prawidłowego ustalenia jego wynagrodzenia i innych świadczeń. Pracownikowi przysługuje również prawo do nieprzerwanego odpoczynku dobowego (minimum 11 godzin) i tygodniowego (minimum 35 godzin).

Zarówno prawidłowe rozliczanie wynagrodzeń, jak i przestrzeganie norm czasu pracy mają istotne znaczenie dla obu stron stosunku pracy. Mimo tego sprawozdania z działalności Państwowej Inspekcji Pracy niezmiennie pokazują, że nierzetelność w ewidencjonowaniu czasu pracy oraz niewypłacanie lub obniżanie wynagrodzenia za nadgodziny wciąż należą do najczęściej stwierdzanych naruszeń. Powtarzające się nieprawidłowości w tych obszarach wskazują, że obowiązki w zakresie organizacji pracy i rozliczeń wciąż wymagają większej uwagi i staranności ze strony pracodawców.

Obowiązki w zakresie BHP

Zapewnienie bezpiecznych warunków pracy leży po stronie pracodawcy. To on odpowiada za organizację pracy w taki sposób, aby nie stanowiła zagrożenia dla zdrowia pracowników. Jednym z podstawowych obowiązków w tym zakresie jest systematyczna ocena ryzyka zawodowego. Każde stanowisko powinno być analizowane pod kątem zagrożeń, a pracownicy informowani o możliwych konsekwencjach związanych z ich wykonywaniem. Taka informacja daje pracownikowi możliwość odpowiedzialnego podejścia do powierzonych zadań i zwiększa poziom ochrony zdrowia.

W przypadkach, gdy rodzaj pracy wiąże się z dodatkowymi zagrożeniami – np. przy pracy na wysokości, z maszynami, chemikaliami lub w hałasie – pracodawca zobowiązany jest do zapewnienia odpowiednich środków ochrony indywidualnej. Należą do nich między innymi kaski, okulary ochronne, rękawice, maski lub nauszniki. Oprócz tego konieczne jest dostarczenie właściwej odzieży i obuwia roboczego, dopasowanych do specyfiki danego stanowiska. Całe wyposażenie powinno być utrzymywane w dobrym stanie – czyste, sprawne i gotowe do użytku. W przypadku zużycia lub uszkodzenia należy je bezzwłocznie wymienić, a koszty tych środków ponosi pracodawca.

Jednym z często pomijanych elementów BHP jest komfort termiczny w miejscu pracy. W czasie upałów, gdy temperatura w pomieszczeniu przekracza 28°C, pracodawca ma obowiązek dostarczenia zimnych napojów. Z kolei zimą, w przypadku pracy na otwartej przestrzeni przy temperaturze poniżej 10°C, należy zapewnić pracownikom ciepłe napoje i posiłki regeneracyjne. Zakres tych obowiązków został doprecyzowany w zaktualizowanym rozporządzeniu Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej, które weszło w życie 28 czerwca 2025 r. Oprócz dotychczasowego wymogu utrzymania temperatury w pomieszczeniach biurowych na poziomie co najmniej 18°C, pracodawcy będą musieli również pilnować, aby nie zostały przekroczone ustalone górne granice. Więcej na temat planowanych regulacji przeczytasz w artykule: Nowe limity temperatur w pracy - od kiedy?

Rozwój zawodowy i ochrona danych

Dobry pracodawca dba nie tylko o bezpieczeństwo zatrudnionych, ale również o ich rozwój. Powinien wspierać pracowników w zdobywaniu nowych umiejętności oraz ułatwiać im podnoszenie kwalifikacji zawodowych. Jeżeli szkolenie organizowane jest z jego inicjatywy lub odbywa się za jego zgodą, pracownik może liczyć na określone przywileje. Może to być zwolnienie z części dnia pracy w celu udziału w zajęciach lub przyznanie dodatkowego urlopu szkoleniowego. Warunki uczestnictwa w szkoleniu zazwyczaj określa się w odrębnej umowie.

Współpraca oparta na rozwoju zawodowym wymaga również zaufania, a to z kolei wiąże się z odpowiedzialnym podejściem do danych osobowych. Pracodawca może gromadzić jedynie te dane, które są uzasadnione przepisami prawa pracy lub wynikają z charakteru wykonywanej pracy. Nie ma prawa pytać o informacje wykraczające poza ten zakres. Jeżeli planuje wykorzystać wizerunek pracownika, na przykład w materiałach promocyjnych, musi wcześniej uzyskać jego świadomą i dobrowolną zgodę. Zatrudniony ma prawo wglądu w swoje dane, może zażądać ich korekty, a w niektórych sytuacjach – również ich usunięcia.

Co dzieje się na ostatnim etapie zatrudnienia?

Z pracy odchodzi się z różnych powodów – czasem w wyniku zmiany sytuacji życiowej, innym razem z potrzeby rozwoju zawodowego czy chęci zmiany środowiska. Bez względu na przyczynę, zakończenie współpracy między pracownikiem a pracodawcą to nie tylko formalność, ale ważny etap, który – podobnie jak inne elementy stosunku pracy – jest precyzyjnie określony w przepisach. Dla pracownika to moment, w którym powinien otrzymać wszystkie należne dokumenty, niezbędne do podjęcia kolejnych kroków zawodowych czy rejestracji w urzędzie. Po stronie pracodawcy pojawiają się wtedy dodatkowe obowiązki, które wymagają terminowego i zgodnego z prawem dopełnienia.

Procedura zakończenia współpracy

Rozwiązanie umowy o pracę musi przebiegać zgodnie z przepisami Kodeksu pracy. Niezależnie od rodzaju umowy i strony składającej wypowiedzenie, obowiązuje ustawowy okres wypowiedzenia, uzależniony od stażu pracy:

2 tygodnie – przy zatrudnieniu krótszym niż 6 miesięcy,
1 miesiąc – w przypadku zatrudnienia trwającego co najmniej 6 miesięcy,
3 miesiące – jeśli pracownik był zatrudniony przez co najmniej 3 lata.

Jeśli decyzja o zakończeniu zatrudnienia wychodzi od pracownika, wymagane jest złożenie wypowiedzenia w formie pisemnej. W tym przypadku nie ma obowiązku podawania przyczyny rezygnacji – wystarczy zachowanie odpowiedniego trybu i terminu. Inaczej wygląda sytuacja, gdy umowę wypowiada pracodawca. Szczególnie w przypadku umów zawartych na czas nieokreślony, nałożone są na niego dodatkowe obowiązki. Wypowiedzenie musi zawierać konkretną, rzeczywistą i zgodną z prawem przyczynę. Ogólnikowe lub nieprawdziwe uzasadnienia są niedopuszczalne. W firmach, w których działają związki zawodowe, pracodawca powinien skonsultować zamiar zwolnienia z organizacją związkową, zanim podejmie ostateczną decyzję.

Warto również pamiętać, że prawo przewiduje szczególną ochronę przed wypowiedzeniem dla określonych grup pracowników. Dotyczy to na przykład kobiet w ciąży, osób przebywających na urlopach macierzyńskich, ojcowskich czy rodzicielskich, a także pracowników znajdujących się w okresie ochronnym przed emeryturą.

Świadectwo pracy i rozliczenia finansowe

W dniu zakończenia zatrudnienia pracodawca ma obowiązek niezwłocznie przekazać pracownikowi świadectwo pracy. Dokument musi zostać wydany najpóźniej w ostatnim dniu wykonywania obowiązków służbowych, niezależnie od trybu rozwiązania umowy. Zawarte w nim informacje odzwierciedlają przebieg zatrudnienia – obejmują między innymi łączny okres pracy, zajmowane stanowiska, sposób zakończenia współpracy oraz liczbę dni urlopu wypoczynkowego wykorzystanych w trakcie zatrudnienia. Przekazanie świadectwa nie może być warunkowane zwrotem sprzętu służbowego, rozliczeniem się z dokumentacją ani innymi wewnętrznymi procedurami. Dokument zwykle wręcza się byłemu pracownikowi osobiście lub przesyła pocztą – jeśli przekazanie bezpośrednie nie jest możliwe.

Zakończenie stosunku pracy oznacza również konieczność uregulowania wszystkich należności finansowych. W ostatnim dniu zatrudnienia pracownik powinien otrzymać zaległe wynagrodzenie oraz świadczenia wynikające z przepisów prawa pracy. Jednym z nich jest ekwiwalent za niewykorzystany urlop. W określonych sytuacjach, zwłaszcza przy zwolnieniach niezawinionych przez pracownika, może również przysługiwać odprawa, której wysokość zależy od długości okresu zatrudnienia.

Podsumowanie

Prawo pracy to nie tylko zbiór przepisów, ale także przewodnik po zasadach współpracy między pracownikiem a pracodawcą. Choć wiele z obowiązków zostało wyraźnie opisanych w ustawach i kodeksach, w praktyce nie zawsze są one przestrzegane. Nie wynika to zawsze ze złej woli – czasem z nieświadomości czy braku uwagi. Warto jednak pamiętać, że również pracownik ma określone obowiązki, a ich notoryczne lub rażące naruszanie może skutkować karami porządkowymi, o których więcej przeczytasz w artykule: Kary porządkowe dla pracowników - kiedy i za co mogą być stosowane? Właśnie dlatego znajomość podstawowych regulacji może okazać się pomocna nie tylko w sytuacjach konfliktowych, lecz także w codziennych sprawach, które wydają się oczywiste.

Zrozumienie, czego można oczekiwać w miejscu pracy, pozwala spokojniej reagować na nieprawidłowości, stawiać pytania i podejmować decyzje w oparciu o konkretne zasady, a nie przypuszczenia. W sytuacjach wątpliwych nie trzeba od razu iść na konfrontację – czasem wystarczy sięgnąć do odpowiedniego przepisu lub zasięgnąć porady. Nawet podstawowa orientacja w prawach pracownika pomaga zachować pewność siebie i zadbać o to, co często umyka w natłoku zawodowych obowiązków.

Źródła:

Artykuł przygotowany we współpracy z partnerem serwisu.
Autor: Joanna Ważny

Galeria

Pliki do pobrania

Nie tylko pensja i umowa.png