Freelancing w czasie studiów – jak legalnie i wygodnie rozliczać swoje usługi? - artykuł w ramach współpracy z WhitePress

Freelancing w czasie studiów – jak legalnie i wygodnie rozliczać swoje usługi?

Dane z ostatniej edycji badania EUROSTUDENT pokazują, że niemal sześciu na dziesięciu polskich studentów podejmuje aktywność zawodową w trakcie roku akademickiego. Co więcej, ponad połowa ich budżetu pochodzi z własnej pracy – to wynik, który plasuje Polskę w europejskiej czołówce najbardziej samodzielnych finansowo studentów. Statystyki potwierdzają, że większość młodych ludzi w Polsce nie czeka z wejściem na rynek pracy do momentu zdobycia dyplomu – studia stały się dla nich przestrzenią, w której mogą testować swoje pierwsze pomysły na karierę. Część z nich wybiera tradycyjne etaty, ale coraz więcej osób stawia na freelancing i pracę na własnych zasadach. Wraz z kolejnymi zleceniami pojawiają się jednak kwestie podatków, rachunków i ewentualnej rejestracji firmy. Dla wielu młodych osób to zupełnie nowe doświadczenie, dlatego warto wiedzieć, jak poruszać się po formalnej stronie freelancingu, aby od początku działać bezpiecznie.

Formy legalnego rozliczania usług

Rozpoczęcie przygody z freelancingiem wiąże się z koniecznością wyboru odpowiedniej formy prawnej do rozliczania swoich przychodów. Dla studenta, który stawia pierwsze kroki w świecie zleceń, dostępne są trzy podstawowe ścieżki – każda dostosowana do innej skali i charakteru działalności. Wybór odpowiedniej formy zależy od indywidualnej sytuacji, regularności zleceń i planów na przyszłość.

Umowy cywilnoprawne

Umowa o dzieło lub umowa zlecenia to najpopularniejszy sposób na legalizację pracy freelancera na studiach – głównie ze względu na ich prostotę i korzyści podatkowo-składkowe dla osób uczących się. Na pierwszy rzut oka mogą wydawać się podobne, ale w praktyce różnią się zasadami, które decydują o tym, jak rozliczamy swoją pracę.

Zgodnie z zapisami Kodeksu cywilnego, przez umowę o dzieło przyjmujący zamówienie zobowiązuje się do wykonania oznaczonego dzieła. Oznacza to, że w przypadku tej umowy liczy się efekt końcowy, który można jasno zweryfikować i odebrać. Takim „dziełem” może być na przykład stworzenie krótkiej ścieżki dźwiękowej do filmu na YouTube czy skomponowanie utworu na zamówienie. Natomiast umowa zlecenia koncentruje się na wykonaniu określonej czynności prawnej lub świadczeniu usług. Tutaj akcent pada na staranność i powtarzalność, a nie na konkretny rezultat. Dlatego prowadzenie cotygodniowych zajęć muzycznych dla dzieci w lokalnym domu kultury czy udzielanie regularnych korepetycji z gry na fortepianie najczęściej rozlicza się właśnie na podstawie umowy zlecenia.

Dla studentów do 26. roku życia obie formy są niezwykle korzystne. W przypadku umowy zlecenia są oni zwolnieni z opłacania składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne. Zwolnienie to dotyczy studentów, którzy mają inny tytuł do ubezpieczenia zdrowotnego, np. przez uczelnię lub rodziców. Jeśli takiego tytułu zabraknie, może pojawić się obowiązek samodzielnego zgłoszenia do ubezpieczenia zdrowotnego. Z kolei umowa o dzieło w ogóle nie podlega takim obciążeniom. Trzeba jednak pamiętać, że pewna oszczędność ma swoją cenę – takie umowy nie dają prawa do świadczeń z ZUS, jak zasiłek chorobowy czy ochrona przed wypowiedzeniem, które przysługują przy umowie o pracę.

Działalność nierejestrowana

Działalność nierejestrowana, często nazywana „firmą na próbę”, to dobre rozwiązanie dla studentów realizujących drobne, okazjonalne zlecenia, których przychody nie uzasadniają jeszcze zakładania pełnoprawnej działalności gospodarczej. Można z niej korzystać tak długo, dopóki miesięczne przychody nie przekraczają 75% minimalnego wynagrodzenia – wysokość tego limitu rośnie wraz z kolejnymi podwyżkami płacy minimalnej. Co ważne, pod uwagę bierze się tzw. „przychód należny”, czyli kwotę, którą powinniśmy otrzymać w danym miesiącu, ponieważ wystawiliśmy dokument sprzedaży – nawet jeśli klient zapłaci nam dopiero później.

Prowadzenie działalności nierejestrowanej nie wymaga wpisu do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG), a formalności są naprawdę ograniczone. Dzięki temu student może legalnie dorabiać – na przykład grając na imprezach okolicznościowych czy sprzedając własne kompozycje online. Ważne jest jedynie prowadzenie uproszczonej ewidencji sprzedaży oraz rozliczenie przychodów w rocznym zeznaniu PIT-36 według skali podatkowej.

Własna działalność gospodarcza

Decyzja o założeniu własnej działalności gospodarczej to poważny krok, który studenci-freelancerzy powinni rozważyć, gdy ich działalność nabiera rozmachu i staje się głównym źródłem dochodu. Taka forma sprawdza się zwłaszcza wtedy, gdy miesięczne przychody regularnie przekraczają limit działalności nierejestrowanej albo gdy klienci wymagają wystawiania faktur VAT. Posiadanie firmy otwiera też nowe możliwości – od większych zleceń dla przedsiębiorstw po dostęp do leasingu na sprzęt, na przykład profesjonalne instrumenty czy oprogramowanie do produkcji muzycznej.

Proces rejestracji firmy w CEIDG jest obecnie bardzo uproszczony i można go przeprowadzić w pełni online. Młodzi przedsiębiorcy mogą też liczyć na kilka udogodnień. Jednym z nich jest „Ulga na start”, która pozwala przez pierwsze sześć pełnych miesięcy działalności na zwolnienie z opłacania składek na ubezpieczenia społeczne: emerytalne, rentowe, wypadkowe. Po tym okresie przez kolejne dwa lata można korzystać z preferencyjnych, obniżonych składek ZUS. Oczywiście prowadzenie firmy wiąże się też z dodatkowymi obowiązkami – od samodzielnego prowadzenia księgowości po terminowe opłacanie podatków i składek. W zamian daje jednak pełną kontrolę nad własną ścieżką kariery i pomaga budować profesjonalny wizerunek na rynku.

Jak wygodnie rozliczać się z klientami jako freelancer?

Dbanie o finanse i dokumentację to codzienność każdego freelancera. Niezależnie od tego, jaką formę prawną wybierze, porządek w rozliczeniach jest nie tylko wymogiem prawa, lecz także ważnym sygnałem dla otoczenia, że podchodzi do pracy profesjonalnie. W dobie cyfryzacji studenci mają do dyspozycji szereg narzędzi, które upraszczają proces fakturowania i ewidencjonowania przychodów.

Wystawianie rachunków i faktur

Sposób dokumentowania sprzedaży zależy od wybranej formy prawnej freelancingu:

Umowa o dzieło lub zlecenie – w tym modelu formalności spoczywają na zleceniodawcy. Freelancer nie musi wówczas wystawiać faktur ani zajmować się bieżącymi rozliczeniami.
Działalność nierejestrowana – tutaj odpowiedzialność leży już po stronie freelancera. Nie ma obowiązku wystawiania faktur, chyba że padnie taka prośba ze strony klienta. Trzeba jednak prowadzić uproszczoną ewidencję sprzedaży. W praktyce warto wyrobić sobie nawyk wystawiania rachunków lub faktur bez VAT, jeśli korzysta się ze zwolnienia podmiotowego do 200 tys. zł obrotu rocznie.
Własna działalność gospodarcza – jej założenie oznacza pełną odpowiedzialność freelancera za dokumenty i rozliczenia. W pierwszych krokach mogą go jednak wspierać darmowe rozwiązania, np. aplikacja e-mikrofirma dostępna w e-Urzędzie Skarbowym. Ułatwia ona wystawianie faktur, prowadzenie ewidencji VAT czy generowanie plików JPK_VAT.

Platformy pośredniczące – wygoda kontra prowizje

Na początku freelancerskiej drogi rozliczenia można uprościć, korzystając z platform pokroju Useme. Serwisy te działają jak formalny zleceniodawca – przejmują obowiązki związane z dokumentacją i podatkami. Z perspektywy studenta proces jest niezwykle prosty: po wykonaniu pracy i zaakceptowaniu jej przez klienta, platforma wystawia fakturę w swoim imieniu, a freelancer otrzymuje wynagrodzenie na podstawie umowy o dzieło, pomniejszone o prowizję serwisu.

To wygodne rozwiązanie zwalnia z pilnowania formalności podatkowych i wystawiania dokumentów, pozwalając skupić się na samej pracy. Nie jest to jednak rozwiązanie bez wad – prowizje serwisów mogą obniżyć wynagrodzenie o kilka, a nawet kilkanaście procent. Dla osób ceniących prostotę i bezpieczeństwo to atrakcyjna opcja, choć przy regularnych, większych zleceniach może być mniej opłacalna.

Czym jest KSeF i czy dotyczy studentów-freelancerów?

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to ogólnopolska platforma do wystawiania i przechowywania faktur w jednolitym, cyfrowym formacie. Jego wprowadzenie ma na celu uszczelnienie systemu podatkowego i uproszczenie obiegu dokumentów. Obowiązek korzystania z KSeF wejdzie w życie w 2026 roku – z dniem 1 lutego dla większych podatników, a od 1 kwietnia dla pozostałych.

Dla większości studentów-freelancerów ta zmiana nie będzie miała na razie większego znaczenia. Obowiązek dotyczy bowiem głównie czynnych podatników VAT, którzy są zobowiązani do wystawiania faktur. Osoby pracujące na podstawie umów o dzieło czy zlecenia faktur nie wystawiają, a w działalności nierejestrowanej robi się to tylko na żądanie klienta – zwykle w formie faktur bez VAT. Mimo to warto mieć świadomość nadchodzących zmian, szczególnie jeśli w przyszłości planuje się własną firmę. Dzięki temu łatwiej będzie płynnie dostosować się do nowych zasad, gdy kariera zawodowa nabierze tempa.

Wskazówki praktyczne na start

Freelancerska przygoda zwykle zaczyna się od ekscytacji. Pierwsze zlecenia, własne portfolio i poczucie niezależności dają satysfakcję, ale szybko pojawia się zderzenie z codziennością – podatkami, dokumentami, terminami czy oczekiwaniami klientów.

Aby pierwsze zlecenia nie przerodziły się w źródło stresu, dobrze mieć z tyłu głowy kilka prostych zasad:

Zawsze finalizuj ustalenia pisemną umową. Niezależnie od tego, czy relacja z klientem jest koleżeńska, a zlecenie wydaje się proste, podstawą współpracy powinna być umowa, jasno określająca zakres prac, terminy i wynagrodzenie. Taki dokument chroni obie strony w razie nieporozumień i stanowi dowód na potrzeby rozliczeń.
Unikaj pracy w szarej strefie. Wykonywanie zleceń bez jakiejkolwiek umowy i legalnego rozliczenia jest bardzo ryzykowne. Taka działalność pozbawia freelancera ochrony prawnej w przypadku, gdy klient okaże się niewypłacalny. Co więcej, niesie za sobą ryzyko poważnych konsekwencji finansowych i prawnych w razie kontroli urzędu skarbowego lub ZUS-u.
Dokładnie wyceniaj swoją pracę i czas. Jednym z częstych błędów na początku drogi jest zaniżanie stawek w obawie przed brakiem zleceń. Wbrew pozorom granie za darmo „dla reklamy” czy za symboliczne kwoty nie stawia muzycznego freelancera w dobrym świetle. Najczęściej kończy się to lawiną uciążliwych zleceń i klientów, którzy nie potrafią docenić wartości cudzej pracy.
Prowadź dokumentację zleceń i przychodów. Dobrym nawykiem jest archiwizowanie wszystkich umów, ważnej korespondencji z klientami – na przykład maili z ustaleniami czy akceptacją aranżacji – oraz prowadzenie prostej ewidencji przychodów. Taki porządek w dokumentach jest nieoceniony przy rocznym rozliczeniu podatkowym i stanowi zabezpieczenie w przypadku sporów.

Choć freelancing wymaga samodzielności, na starcie nie trzeba zdawać się wyłącznie na siebie. Uczelniane biura karier coraz częściej oferują darmowe konsultacje prawne i biznesowe, a akademickie inkubatory przedsiębiorczości wspierają studentów, którzy chcą rozwijać własne pomysły. Umiejętne korzystanie z takich źródeł pozwala uniknąć wielu błędów i daje poczucie, że nawet jako wolny strzelec nie jest się osamotnionym.

Freelancing – inwestycja w przyszłość

Dorabianie na zleceniach zwykle zaczyna się niewinnie – ktoś poprosi o zagranie na rodzinnej imprezie, znajomy zamówi aranżację albo nagranie. Z czasem jednak może stać się czymś więcej niż tylko okazjonalnym zajęciem. Pierwsze zawodowe kroki uczą, że obok pasji i talentu liczy się również dobra komunikacja z klientem, terminowość i umiejętność wyceniania własnej pracy. Te doświadczenia budują nie tylko portfolio, ale też pewność siebie, gdy po studiach trzeba zmierzyć się z realiami rynku. Absolwent, który ma za sobą kilka lat takiej praktyki, nie wchodzi w życie zawodowe z pustymi rękami, ale z wiedzą i nawykami, które trudniej zdobyć wyłącznie w sali wykładowej.

Źródła:

Artykuł przygotowany we współpracy z partnerem serwisu.

Autor: Joanna Ważny

Galeria

Pliki do pobrania

Freelancing w czasie studiów .png